Pode parecer estranho, mas a maioria das pessoas não sabe o que é assinatura eletrônica e qual a diferença para “assinatura digital”. Então continue com a gente e descubra porque você está pesquisando errado sobre “assinador digital de documentos”.
A assinatura eletrônica é permitida no Brasil há pouco mais de três anos, quando a Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, a tornou válida e reconhecida legalmente para interações entre instituições privadas e entes públicos.
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é um mecanismo que permite o consentimento, de forma digital, dos respectivos signatários em um documento gerado eletronicamente, substituindo assim a assinatura física, ou manual.
Mas apesar do nome, ela não se restringe ao ato de assinar o determinado documento de forma digital. A chave está no termo consentimento, que pode ser através de leitura facial, reconhecimento biométrico, ou uso de tokens específicos para a função, entre outros.
Ou seja, a assinatura eletrônica não tem seu uso restrito a documentos, mas a todo tipo de consentimento que uma instituição, empresa ou profissional liberal precisa exigir em seus processos.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?
Como já vimos, a assinatura eletrônica consiste no consentimento remoto e digital, sem uso de papel e caneta, do conteúdo de um documento também digital, ou ainda de processos que precisam de aceite e/ou autorização .
E isso contribui para muita gente achar que assinatura eletrônica e assinatura digital são sinônimos.
Mas a assinatura digital é voltada basicamente a firmar documentos online, deixando de lado outras formas de reconhecimento previstas na assinatura eletrônica. Sua validação é feita através de criptografia a partir de um certificado digital.
Além disso, sua emissão não depende apenas do sistema contratado, e sim feita junto ao ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras). Além disso, é necessário o pagamento de taxas correspondentes, a exemplo do que acontece em cartórios.
Mas pra que serve um sistema de assinatura eletrônica?
Um sistema de assinatura eletrônica traz inúmeras vantagens para empresas e escritórios, independentemente de seu porte.
A primeira delas é a abolição do papel. O que permite abrir mão de espaço físico para o arquivamento de documentos e da aquisição ou locação de impressoras.
Além disso, a assinatura eletrônica confere mais agilidade aos processos, pois, com ela, não se faz necessária a presença dos signatários em um local específico, ou ainda que o documento físico seja enviado a uma parte.
Assinaturas eletrônicas ainda permitem maior organização. Por quê? Responda a pergunta: é mais fácil e rápido encontrar um documento físico em um arquivo, ou documento digital em um sistema cuja busca pode ser filtrada com diversos parâmetros?
Esse “arquivamento” digital é também mais seguro. Documentos físicos podem ser extraviados, roubados ou danificados por intempéries, enquanto documentos digitais são armazenados em nuvem, alheios até mesmo a falhas em sistemas e equipamentos.
Outro aspecto é a ampliação de horizontes. Isso mesmo: a assinatura eletrônica permite que contratos possam ser firmados em qualquer lugar do Brasil. Tanto do ponto de vista de captação de clientes quanto de contratação de mão de obra.
Mas uma das principais vantagens da assinatura eletrônica é a redução de custos. Com ela, uma série de gastos fixos e variáveis são cortados, como reconhecimento de firma em cartório; impressoras; insumos (papel, tinta, etc); taxas de envios e até mobiliário.
O que é preciso para utilizar assinaturas eletrônicas?
Para implementar assinaturas eletrônicas no seu negócio, é necessário contratar um sistema adequado. No Brasil existem muitas opções, mas considerando a importância do tema, é preciso ter muito cuidado com o que vai escolher.
A Jusfy possui, entre suas soluções, um sistema de assinatura eletrônica próprio: o JusSign. Com o JusSign você pode assinar documentos eletronicamente com signatários ilimitados e quantas assinaturas forem necessárias.
O melhor de tudo é que o JusSign fica disponível na área de assinante e você tem acesso a todo o setup de ferramentas da Jusfy por um valor muito próximo do que os sistemas de assinatura eletrônica cobram apenas por esse serviço.
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