O termo de referência (TR) é o instrumento que proporciona transparência e garante a segurança jurídica e a competitividade de processos licitatórios e contratações públicas, tornando-se indispensável para a elaboração desses certames.

Ele serve para definir as condições e os critérios técnicos que regem a execução de serviços e o fornecimento de bens.

E por isso, hoje vamos explorar o conceito e a sua aplicação em licitações. Além disso, vamos também tratar das diferenças em relação ao projeto básico e o modelo exigido pela Lei Nº 14.133/2021.

O que é Termo de Referência

O termo de referência é um documento que detalha as especificações técnicas, os requisitos e as condições de execução de um serviço ou fornecimento.

Ele é utilizado para orientar a administração pública e os potenciais fornecedores sobre o objeto a ser contratado, sendo fundamental para evitar impugnações e litígios futuros.

Em termos legais, o TR deve conter informações claras e objetivas. O responsável por definir o que é Termo de Referência é o Artigo 6º, inciso XXIII, da Lei Nº 14.133/2021:

Art. 6º, XXIII. “termo de referência: documento integrante do edital de licitação que contém os elementos descritivos do objeto da contratação, inclusive requisitos da contratação, condições de execução e pagamento, prazos, sanções e critérios de seleção e julgamento das propostas.”

A clareza na definição dos requisitos do TR não só evita problemas futuros, mas também promove a competitividade entre os licitantes.

Empresas interessadas têm maior segurança para apresentar suas propostas, sabendo exatamente o que se espera em termos de desempenho e qualidade.

Além disso, o TR deve estar alinhado com os objetivos estratégicos do órgão público e os princípios da administração, como a eficiência e a economicidade.

Termo de Referência para Licitação

Em processos licitatórios, o termo de referência é tido como um dos documentos mais relevantes. É ele quem estabelece os parâmetros que os licitantes devem seguir, definindo prazos, critérios de seleção e exigências técnicas.

Essa elaboração do TR, quando feita dentro dos parâmetros esperados, evita ambiguidades que possam gerar contestações e questionamentos judiciais.

O Art. 40 da  Lei Nº 14.133/2021 reforça a necessidade de que o edital contenha o termo de referência ou o projeto básico, quando for o caso:

Art. 40. “O edital de licitação deverá conter, entre outros elementos, o termo de referência ou o projeto básico que permitam a compreensão do objeto licitado.”

Confira os aspectos que precisam ser detalhados pelo documento: 

• Justificativa da contratação;
• Descrição completa e técnica do objeto;
• Critérios de avaliação e aceitação das propostas;
• Prazos de execução e pagamento;
• Mecanismos de fiscalização e penalidades em caso de descumprimento.

Cada item deve ser escrito de forma objetiva e sem margens para interpretações dúbias.
Dessa maneira, o Termo de Referência torna-se uma ferramenta estratégica contra fraudes e em prol da efetividade das contratações públicas.

Projeto Básico ou Termo de Referência

É comum as dúvidas sobre a diferença entre o que é chamado de “Projeto Básico” e “Termo de Referência”. E, embora ambos sejam essenciais nos processos licitatórios, cada um possui finalidades e conteúdos distintos.

Enquanto o TR é mais comum para aquisições de bens e serviços, o projeto básico é usualmente empregado em obras e serviços de engenharia.

O Projeto Básico apresenta uma definição técnica mais aprofundada, incluindo desenhos, cálculos e especificações que permitem a compreensão integral do objeto a ser contratado.

Ele é utilizado para obras e reformas, onde detalhes técnicos e dimensionamentos são essenciais para a execução.

Em contrapartida, o Termo de Referência foca em descrever o objeto, os critérios de avaliação e os requisitos administrativos e técnicos, de forma que facilite o entendimento pelos licitantes.

Apesar das distinções, ambos os documentos têm o mesmo objetivo de promover clareza e transparência na contratação pública.

Elementos essenciais do Termo de Referência

Para garantir que o termo de referência seja eficaz e atenda aos requisitos legais, ele deve conter alguns elementos essenciais. Confira:

Justificativa da contratação: este item explica a necessidade da contratação, fundamentando o investimento. Deve ser fundamentado em estudos técnicos e análises de viabilidade.

Descrição detalhada do objeto: aqui, são apresentados todos os detalhes técnicos e operacionais do serviço ou bem. A descrição deve ser suficientemente clara para que nenhum aspecto seja deixado de lado.

Critérios de aceitação: definem os parâmetros para a avaliação e aceitação das propostas. Esses critérios asseguram que o objeto atenda aos padrões de qualidade estabelecidos.

Obrigações do contratante e do contratado: é fundamental delinear as responsabilidades de cada parte. Assim, o TR serve como base para a execução e fiscalização do contrato.

Condições de execução e prazos: estabelece os prazos para a realização dos serviços e a entrega dos bens.

Mecanismos de fiscalização e penalidades: aqui são definidos os métodos de controle e as sanções aplicáveis em caso de descumprimento. 

Importante ressaltar que a ausência ou a redação inadequada de algum dos itens citados acima pode gerar insegurança jurídica e impugnações durante a execução do contrato.

A importância da Lei Nº 14.133/2021 para os Termo de Referência 

A Lei Nº 14.133, que institui as novas normas de licitações e contratos administrativos, trouxe inovações significativas para a elaboração do termo de referência.

Ela foi responsável pela modernização necessária dos procedimentos licitatórios, já carentes de maior transparência e eficiência.

Confira as principais inovações trazidas pela Lei Nº 14.133/2021:

• A obrigatoriedade de justificar a necessidade da contratação;
• A exigência de apresentar de forma clara os critérios de seleção e julgamento das propostas;
• A previsão de indicadores de desempenho e mecanismos de fiscalização.

Além disso, a lei prevê que o Termo de Referência deve ser elaborado de maneira a possibilitar a comparação entre as propostas. Isso significa que as especificações técnicas e os critérios de aceitação devem ser objetivos e passíveis de verificação.

Assim, a administração pública consegue assegurar que os melhores preços e condições sejam negociados, sempre em conformidade com os princípios da legalidade, impessoalidade e eficiência.

Outro aspecto relevante é a necessidade de atualizar o Termo de Referência conforme a evolução tecnológica e as mudanças nas demandas do setor público.
Assim, a lei incentiva a revisão periódica desses documentos, garantindo que permaneçam alinhados com as melhores práticas do mercado e com a realidade operacional dos órgãos contratantes.

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