A Justiça do Trabalho no Brasil registrou o maior volume de processos dos últimos quinze anos, em 2024, com 4 milhões de processos, um aumento de 16,1% em novas ações em relação a 2023, e pagamentos a reclamantes que somaram quase R$ 50 bilhões.
Esses números revelam um cenário de alta litigiosidade e servem como um alerta para as empresas sobre a importância da gestão de seus passivos trabalhistas.
Mas existe uma série de medidas a serem tomadas, além de obrigações a serem observadas, para evitar passivos trabalhistas e não integrar a estatística de 2025.
O que é passivo trabalhista?
Passivo trabalhista consiste na soma de todas as dívidas e obrigações financeiras que uma empresa acumula por não cumprir integralmente a legislação trabalhista.
Isso engloba desde valores que não foram pagos até aqueles que foram recolhidos incorretamente, como salários, férias, horas extras, encargos sociais e verbas rescisórias.
Trata-se do montante devido a empregados ou ex-empregados em decorrência de falhas na gestão das relações de trabalho.
Essas dívidas podem ser identificadas de diversas formas, como em auditorias internas, fiscalizações de órgãos do trabalho ou, mais comumente, por meio de processos judiciais movidos por colaboradores.
O termo “passivo” origina-se da relação processual, onde a empresa assume o polo passivo da ação, respondendo pelas supostas irregularidades apontadas pelo trabalhador, que é o polo ativo.
É importante distinguir passivo trabalhista de processo trabalhista: passivo é a dívida em si, o valor que a empresa deve por descumprir a lei; enquanto que o processo é o meio pelo qual o empregado reclama um direito que acredita ter sido violado.
Um passivo pode existir mesmo sem um processo em andamento, como um risco oculto que pode se materializar a qualquer momento.
O acúmulo desses passivos representa um risco financeiro considerável, podendo levar à instabilidade orçamentária e, em casos extremos, à falência.
Passivos trabalhistas exemplos
As causas que dão origem aos passivos trabalhistas variam, mas na maioria dos casos decorrem de falhas na gestão.
Horas extras: a falta de pagamento ou o pagamento incorreto de horas extras lidera a lista de reclamações trabalhistas.
Um controle de ponto ineficiente ou inexistente dificulta a gestão da jornada de trabalho, levando a registros inconsistentes e, consequentemente, a dívidas com os empregados.
Verbas rescisórias: erros no cálculo ou no prazo de pagamento das verbas devidas no término do contrato de trabalho são uma fonte significativa de passivos.
Valores como saldo de salário, aviso-prévio e a multa de 40% do FGTS precisam ser pagos corretamente e dentro do prazo legal de até dez dias após o desligamento.
Encargos sociais: o não recolhimento ou o recolhimento incorreto de encargos como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e as contribuições ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) gera passivos que crescem com a incidência de multas e juros.
Adicionais legais: a ausência de pagamento de adicionais como o noturno, de insalubridade ou de periculosidade é outra causa recorrente de ações judiciais.
A empresa deve avaliar o ambiente e as condições de trabalho para garantir que esses direitos sejam pagos quando devidos.
Desvio e acúmulo de função: exigir que um colaborador exerça atividades distintas daquelas para as quais foi contratado (sem a devida anotação na carteira de trabalho e ajuste salarial) caracteriza desvio ou acúmulo de função e pode gerar passivos.
Férias: o pagamento incorreto das férias ou a não concessão do período de descanso dentro do prazo legal também são motivos comuns de litígios.
Danos morais: situações de assédio moral ou discriminação no ambiente de trabalho podem resultar em condenações por danos morais, que se somam ao passivo da empresa.
Prevenção de passivos trabalhistas
A atuação do advogado na prevenção de passivos trabalhistas é estratégica e vai além da defesa em processos judiciais. O foco é a conformidade com a legislação para mitigar riscos.
Uma das principais frentes de atuação é o conhecimento aprofundado e atualizado da legislação trabalhista, incluindo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), convenções e acordos coletivos da categoria.
A Reforma Trabalhista de 2017, por exemplo, flexibilizou diversos pontos, como a negociação entre empresa e empregado, que pode prevalecer sobre a lei em alguns casos.
Nesse contexto, a implementação de auditorias internas periódicas é uma alternativa. Elas são responsáveis por verificar a regularidade de contratos de trabalho, sistemas de controle de ponto, processos da folha de pagamento e o cumprimento geral da legislação.
A auditoria identifica falhas e permite a correção antes que se transformem em ações judiciais.
Além disso, o desenvolvimento de políticas internas claras e um programa de compliance trabalhista também são fundamentais.
O que envolve criar regras sobre conduta, direitos e deveres, alinhando as práticas da empresa com a legislação e promovendo um ambiente de trabalho ético e transparente.
Outras medidas preventivas importantes incluem:
- Controle de jornada: manter um sistema de controle de ponto preciso para todos os funcionários, registrando corretamente as horas trabalhadas, intervalos e horas extras.
- Formalização de contratos: manter todos os empregados devidamente registrados, com contratos de trabalho claros que especifiquem função, salário e jornada.
- Gestão de documentos: organizar e arquivar adequadamente todos os documentos relacionados aos contratos de trabalho, como folhas de ponto, recibos de pagamento e comprovantes de recolhimento de encargos.
- Cultura organizacional: fomentar uma cultura de respeito e diálogo, com canais de comunicação eficientes para que os colaboradores possam expor dúvidas e reclamações, e assim evitar que pequenos conflitos se tornem processos judiciais.
Como calcular passivo trabalhista
O cálculo de um passivo trabalhista não segue uma fórmula única, pois depende das verbas específicas que estão sendo cobradas e das particularidades de cada caso.
Porém, o processo envolve a identificação de todas as obrigações não cumpridas e a quantificação dos valores devidos.
O primeiro passo é mapear todos os gastos relacionados aos empregados, incluindo salários, benefícios, férias, 13º salário e horas extras, para identificar possíveis inconsistências.
Quando um passivo é discutido judicialmente, o cálculo deve se basear na legislação vigente para provisionar o valor e planejar o pagamento em caso de condenação.
Cada verba trabalhista tem uma base de cálculo específica determinada por lei.Por exemplo, o cálculo de horas extras envolve o valor da hora normal acrescido de um percentual (geralmente 50% ou 100%).
Já as verbas rescisórias consideram o saldo de salário, aviso prévio, férias vencidas e proporcionais, além do 13º salário proporcional.
Afora os valores principais, o cálculo deve considerar os reflexos gerados em outras verbas: horas extras, por exemplo, integram a base de cálculo de férias, 13º salário, aviso prévio e FGTS.
Também é preciso incluir os encargos sociais, como a contribuição previdenciária patronal (em geral, 20% sobre a remuneração) e o FGTS (8% sobre a remuneração).
Mas como fazer isso tudo?
Por muitos anos, a solução variava entre se aventurar sozinho nos cálculos em uma planilha ou recorrer a um contador.
Mas isso mudou com a JusTrabalhista, calculadora de Direito do Trabalho da Jusfy.
Com a JusTrabalhista, o advogado consegue calcular, de forma automática e precisa, toda e qualquer verba relacionada ao trabalhador.
Isso porque ela realiza cálculos trabalhistas distintos, considerando quantas verbas forem necessárias, de forma simultânea. E ainda guarda o histórico do trabalhador para operações futuras. O que também ajuda a evitar passivos trabalhistas.
Ou seja, na hora de calcular uma rescisão, por exemplo, o advogado só precisa escolher as verbas a considerar, partindo do princípio de que as informações já foram atualizadas regularmente.
Com JusTrabalhista, o advogado tem o histórico do trabalhador na palma da mão para calcular de forma rápida, com segurança e assertividade verbas, como:
- 13º salário
- Férias
- Verbas rescisórias
- DSR (descanso semanal remunerado)
- Horas extras
- Intervalo intrajornada
- Adicional noturno
- Adicional de insalubridade
- Salário família
- Vale alimentação
- Vale transporte
- Seguro desemprego
E caso necessário, o advogado pode calcular todas as verbas de uma só vez, no mesmo cálculo, sem precisar de uma operação para cada uma delas.
JusTrabalhista é a calculadora que não pode faltar no hall de ferramentas de qualquer advogado trabalhista. E ela está inclusa em qualquer plano de assinatura da Jusfy. Experimente.
